Ce que le "douzième homme" est à un match de football, la machine à café l'est au bureau. Elle est toujours là pour tout le monde, permet des journées actives et productives au travail et ne pose pas de questions, mais propose des solutions. En bref, le distributeur automatique de café est indispensable pour une bonne ambiance au travail. Si l'on vous confie la tâche d'installer une nouvelle machine à café au bureau, une lourde responsabilité repose sur vos épaules. Vous cherchez un nouveau fournisseur de café pour votre bureau, votre école ou votre entreprise ? C'est une tâche qui ne doit pas être prise à la légère. Vos collègues comptent sur vous ! Mais ne vous inquiétez pas, grâce à cette check-list, vous ferez un choix mûrement réfléchi !
1. Trouvez les coordonnées des fournisseurs de café que vous souhaitez contacter.
Comme avec les membres du personnel, vous concluez un contrat à long terme avec la machine à café . Vous voulez donc vous assurer que le fournisseur est fiable et qu’il garantit l’approvisionnement en café pendant au moins la durée de votre contrat.
Trouvez des données sur les entreprises telles que la liquidité, la rentabilité et la solvabilité des fournisseurs. Vous trouverez ces données en ligne, notamment par la Banque-Carrefour des Entreprises. Vous souhaitez conclure un accord avec une entreprise financièrement saine, qui ne risque pas de faire faillite ou de réduire ses ressources pour survivre.
2. Lisez attentivement le contrat.
Quel que soit le prix de l’offre ou de la machine à café, ne vous laissez pas séduire par le discours mielleux d’un fournisseur potentiel. Prenez le temps de lire attentivement les petits caractères. Le contrat est-il correctement rédigé, avec des clauses claires ?
Nous nous référons à nouveau au premier point de la check-list. Grâce à ces données financières, vous pouvez évaluer si les promesses avancées par les négociations du contrat peuvent être tenues : un partenariat de plusieurs années, un niveau de service élevé de la part de l’équipe technique et du service clientèle, etc.
Un fournisseur de café dont la situation financière est saine vous offre une plus grande sécurité dans tous ces domaines
3. Quel est le coût total de la fourniture de café?
Certains fournisseurs décomposent dans leur offre tous les coûts en différents postes. Ce faisant, ils ne se concentrent que sur une partie du coût total. Ainsi, le fournisseur proposant l’offre la plus avantageuse à première vue peut s’avérer être le plus cher au final !
Le distributeur automatique de café doit être installé et entretenu régulièrement. Le fournisseur propose-t-il, outre le café, tous les produits d’entretien et de nettoyage de la machine à café ? Y a-t-il des frais supplémentaires pour des services spécifiques, tels que la livraison des commandes ? Quels sont les coûts possibles en cas de panne de la machine à café ?
Vérifiez également si le fournisseur dispose de tous les services en interne ou s’il travaille avec des sous-traitants pour le service technique ou la livraison de votre commande de café par exemple. Torréfient-ils leur propre café ou achètent-ils les grains de café ailleurs ?
Veillez à avoir une vue d’ensemble claire du coût total.
4. La qualité de la machine à café et le goût du café.
« Vous obtenez ce pour quoi vous payez. » Rien n’est gratuit et il faut payer pour bénéficier d’un bon service. N’oubliez pas que de nombreux employés comptent sur la machine à café pour les aider à accomplir leur journée de travail ! Le café corner est un endroit pour se retrouver, nouer des contacts sociaux et organiser des réunions informelles. Si le distributeur automatique de café tombe souvent en panne et doit être réparé, ce lieu positif risque de devenir une source d’irritation.
Si le prix au kilo du café est exceptionnellement bas, il peut avoir l’odeur du café – mais pas le niveau d’un café de qualité fraîchement torréfié. Vous ne voudriez pas avoir un arrière-goût amer après avoir bu votre tasse de café…
5. Vérifiez les références clients.
Demandez une liste avec des références. Tout fournisseur de café se fera un plaisir de vous fournir une liste de ses clients. Grâce à votre réseau, vous pouvez demander à une entreprise depuis combien de temps elle est cliente et comment la collaboration se passe. Si vous avez un bon pressentiment à l’égard d’un fournisseur de café particulier, cette vérification des références le confirmera.
6. L’expertise de l’équipe technique et du service clientèle..
De nombreuses entreprises consacrent beaucoup de ressources à la vente et au marketing. Elles sont plus préoccupées par la conclusion de l’affaire que par le respect de leurs obligations contractuelles… Par conséquent, recherchez un fournisseur dont l’équipe est capable de tenir ses promesses. Si vous pouvez contacter un client, il le confirmera probablement.
Le service technique dispose-t-il d’experts expérimentés qui connaissent parfaitement toutes les machines à café ? Suivent-ils également des formations régulières ? Le service clientèle est-il facilement accessible et répond-il aimablement à toutes vos questions ?
Choisissez un fournisseur local avec un temps de réponse rapide et un bon service. .
Voilà, muni de cette check-list, vous pouvez commencer à chercher un nouveau fournisseur de café ! Bien entendu, chaque entreprise ou institution a sa propre situation et ses propres attentes. Nous espérons que ces conseils vous aideront à faire des choix ciblés dans votre recherche.
Miko Café Service a des années d’expérience dans la torréfaction des grains de café et dans l’installation et l’entretien des distributeurs automatiques de café. Une équipe d’experts expérimentés est à votre disposition avec une réponse et une solution pour chaque question. . Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir un devis gratuit.
